Stand: 05.09.2025, Version 1.0

An der Grundschule Wachtum werden personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler, der Erziehungsberechtigten sowie des dort tätigen Personals verarbeitet.

Alle Dokumente mit Relevanz für das Schulverhältnis werden ordnungsgemäß abgelegt und aufbewahrt. Grundlage sind die DSGVO, das NSchG sowie einschlägige Erlasse. Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Zwecke der Schule erforderlich sind. Sind sie nicht mehr notwendig, erfolgt die Löschung, sofern keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Ziel des Löschkonzeptes ist ein systematisches Vorgehen, klare Zuständigkeiten und der Nachweis der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.

• Allgemein: Daten werden unverzüglich gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
• Rechtsgrundlage: RdErl. d. MK v. 29.05.2020 (Nds.MBl. Nr. 32/2020 S. 696).
• Schülerakten: Löschung nach Ablauf der im Erlass festgelegten Fristen.
• Personalakten: gemäß § 94 NBG bzw. nach Erforderlichkeit für die Personalverwaltung.
• Digitale Systeme: Löschung spätestens zum Ende des Schuljahres, wenn keine Aufbewahrungsfrist greift.

• Gesamtverantwortung: Schulleitung (§ 43 Abs. 2 NSchG)
• Aktualisierung: Schulleitung in Zusammenarbeit mit der/dem Datenschutzbeauftragten
• Freigabe zur Löschung: Schulleitung
• Durchführung: Sekretariat und zuständige Lehrkräfte in Absprache mit der Schulleitung

• Aktualisierung: Schulleitung
• Freigabe: Schulleitung
• Auslösung der Löschung: Sekretariat / beauftragte Lehrkräfte

Schülerinnen und Schüler / Erziehungsberechtigte

• Schülerakten (Papier und digital)
• Klassenbücher (digital und analog)
• Schulverwaltungssoftware (z. B. edoo.sys)
• Lernplattformen (z. B. IServ, Antolin, Anton)
• Zeugnisprogramme

Mitarbeitende

• Personalakten
• digitale Personalverwaltungssysteme

1. Am Ende jedes Schuljahres erfolgt die Prüfung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.

2. Schriftgut wird nach Fristen geordnet, Löschzeitpunkte werden vermerkt.

3. Vor Vernichtung wird Rücksprache mit dem zuständigen Kommunalarchiv (Landkreis Cloppenburg) gehalten.

4. Vernichtung erfolgt in Abstimmung mit dem Schulträger.

5. Datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 66399 (mind. Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 4; bei besonderen Daten Sicherheitsstufe 5).

6. Papier: Aktenvernichter bzw. verschlossene Container (Abholung durch zertifizierten Dienstleister).

7. Digitale Datenträger: Vernichtung über zertifiziertes Unternehmen mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

8. Digital gespeicherte Daten: Löschung über geeignete Software (z. B. „Eraser“, „Blancco“), sodass eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist.

Alle Löschvorgänge werden schriftlich dokumentiert (siehe Anlage 1).

Anlage 1 – Protokoll über Löschvorgänge (Beispiel):

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